Factures, fichiers du personnels, documents comptables… tous ces fichiers entrants ou sortants forment la base documentaire propre à chaque entreprise. Or chaque année, l’activité des collaborateurs d’une entreprise génère 50% de documents papiers et 60% de fichiers numériques supplémentaires. De quoi en avoir le tournis !
Devant le volume de leur base documentaire, nombreux sont les collaborateurs à perdre un temps fou à trouver des documents. L’AIM (Association Information et Management) estime que chaque semaine un employé perd en moyenne 7h30 à chercher des informations.
Conscientes de ce capharnaüm documentaire, 25% des entreprises avouent qu’en cas d’audit comptable et financier, la réunion de l’ensemble des pièces justificatives demandées leur prendrait 1 mois.
Et pourtant des solutions professionnelles existent pour accompagner la dématérialisation des documents et optimiser la gestion des bases documentaires parmi lesquels le SAE (Système d’Archivage Electronique des documents) et la GED (Gestion Electronique de Documents).

 

Notre expertise de la radiologie conventionnelle, de l’échographie, du scanner et l’IRM, associée aux plateaux techniques de cliniques de KERAUDREN et PASTEUR, nous permet de fournir aux médecins prescripteurs les images et informations nécessaires au diagnostic de nombreuses pathologies.

 

Le parcours d’un document en 6 étapes

Une manière simple de comprendre la distinction entre GED et le SAE consiste à observer le cycle de vie d’un fichier. Voici les étapes du parcours d’un document :
1- Création
2- Modification
3- Validation
4- Utilisation
5- Conservation
6- Destruction
La GED traite les documents lors des étapes 2 à 4 et répond à un besoin de partage, d’accessibilité. Le SAE traite les documents en étapes 5 et 6 et sert à garantir l’intégrité du document.
LA GED
La GED décrit et classe des documents de la façon suivante : – chauds, vivants, modifiables, nécessaires à l’activité de l’entreprise – consultés régulièrement voire quotidiennement De manière pratique la GED prend la forme d’un logiciel en mode SAAS hébergé dans le cloud : pour mettre en place une GED l’entreprise s’abonne donc à un logiciel de GED installé sur des serveurs distants. A partir d’un document créé la GED permet de : Le modifier via une nouvelle version Le valider Le classer en lui attribuant des caractéristiques Le diffuser facilement
LE SAE
A l’autre bout du parcours le SAE organise la conservation des documents, protège leur intégrité et assure leur disponibilité en cas de besoin. L’archivage numérique est un outil indispensable en cas de contrôle, et qui doit être en adéquation avec les exigences légales de conservation des documents. Ces documents sont : – froids, morts, consultés ponctuellement – gardés pour être produits en cas de contrôle fiscal ou juridique. Dans le cadre de la réforme sur la facture électronique obligatoire, l’ensemble des factures reçues et envoyées devront être conservées sous format électronique dans un système d’archivage SAE robuste et sécurisé. Un archivage SAE consiste en un un logiciel fonctionnant avec une baie de stockage hébergée en externe (SAN) éventuellement adossés à un coffre-fort numérique gérant les autorisations d’accès. Le SAE : ne permet ni de créer ni de modifier un document met en place un classement et des règles de conservation des documents permet de détruire un document seulement à la fin d’une durée définie de conservation Les règles mises en place sont calquées a minima sur les durées légales de conservation des documents. La GED et l’archivage SAE n’ont finalement rien à voir ! Leurs seuls points communs : – ils classent des documents – ils répondent à un besoin d’organisation lié à la dématérialisation Ce sont donc des solutions complémentaires : l’une facilite les activités, l’autre sécurise les actifs de l’entreprise. Simple non? Et bien pas tout à fait